Come creare un programma di onboarding efficace per migliorare la produttività e l’engagement.

Pianificare l’onboarding: obiettivi, tempi e metodi di valutazione!

Onboarding efficace, in un mercato del lavoro sempre più competitivo, attrarre talenti è solo il primo passo.  Per trasformarli in risorse preziose per l'azienda, è fondamentale un processo di onboarding efficace, che accompagni i nuovi assunti nel loro percorso di inserimento e integrazione. Questo processo va ben oltre una semplice fase di orientamento, costituendo un vero e proprio strumento per migliorare la retention, ridurre il turnover e promuovere la produttività dell’organizzazione. Quindi un onboarding ben organizzato contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro positivo, stimolante e produttivo, oltre a ridurre i costi per la ricerca e selezione del personale.

In questo articolo analizziamo le caratteristiche di un onboarding ben strutturato, i ruoli chiave del mentor e del tutor aziendale e come queste figure possano favorire il processo di inserimento, creando un ambiente di lavoro stimolante e produttivo.

Perché l’onboarding è la chiave per la retention e la crescita del capitale umano

Ogni anno, le aziende italiane investono risorse significative per l'assunzione di nuovo personale, ma troppo spesso sottovalutano l'importanza di un programma di onboarding efficace. Secondo recenti studi, un onboarding strutturato riduce il turnover del 50% nei primi 18 mesi e migliora la produttività del 62% durante il primo anno. Questo perché un piano di inserimento completo consente ai nuovi assunti di sentirsi parte dell’organizzazione, comprendere i valori aziendali e acquisire le competenze necessarie per contribuire sin da subito agli obiettivi strategici.

L’onboarding non è solo una questione di procedure operative, ma un vero e proprio investimento nel capitale umano, poiché supporta i dipendenti nel diventare parte attiva dell'organizzazione, migliorandone il benessere e l’engagement. Pertanto, è cruciale che l'onboarding venga visto non come una formalità, ma come un percorso strategico che richiede tempo, attenzione e risorse.

Cos'è l'onboarding e perché è un processo strategico per il successo aziendale

L'onboarding è un processo strategico perché mira a facilitare l'inserimento dei nuovi dipendenti nell'organizzazione. Non si limita alla semplice presentazione dell'azienda e del ruolo, ma si estende a un periodo più lungo, durante il quale il neoassunto acquisisce le conoscenze, le competenze e gli strumenti necessari per svolgere al meglio le proprie mansioni, integrandosi rapidamente nella cultura aziendale. Un onboarding efficace offre numerosi vantaggi, ne vediamo alcuni:

• Riduce il turnover: i dipendenti che si sentono accolti e supportati fin dall'inizio hanno maggiori probabilità di rimanere in azienda a lungo termine.
• Aumenta la produttività: un onboarding strutturato permette ai nuovi assunti di diventare operativi più rapidamente.
• Migliora l'engagement: i dipendenti coinvolti e motivati sono più produttivi e contribuiscono al successo dell'azienda.
• Rafforza la cultura aziendale: l'onboarding è un'opportunità per trasmettere i valori e la mission dell'azienda.
• Riduce i costi di ricerca e selezione perché riduce del 50% la possibilità che il neo assunto lasci l'azienda dopo breve tempo.

Basi organizzative per un onboarding aziendale di successo

Per implementare un programma di onboarding efficace, l'organizzazione deve creare una solida base organizzativa. Il coinvolgimento del top management è fondamentale per garantire che l'onboarding sia considerato una priorità strategica e riceva le risorse necessarie.

È essenziale definire chiaramente ruoli e responsabilità all'interno del processo di onboarding. Questo include non solo il reparto HR, ma anche i manager di linea e i colleghi. Ognuno deve comprendere il proprio ruolo nel supportare l'integrazione del nuovo assunto.

L'allocazione di risorse adeguate è un altro aspetto cruciale. Questo include non solo un budget contenuto, ma soprattutto il tempo dedicato al processo da parte del personale coinvolto. Investire nell'onboarding può sembrare costoso nel breve periodo, ma i benefici a lungo termine sotto il profilo della retention e della produttività superano ampiamente i costi iniziali.

La creazione di materiali e strumenti di supporto è un elemento chiave per un onboarding efficace. Questi dovrebbero includere manuali di benvenuto video introduttivi, una piattaforme di e-learning per la distribuzione dei contenuti, e sistemi di gestione delle performance. Tali strumenti non solo facilitano il processo di apprendimento, ma garantiscono anche coerenza e standardizzazione del processo.

Il ruolo del mentor e del tutor nell'onboarding: guida e supporto per i nuovi talenti

Mentor e tutor devono  offrire  guida e supporto al  neoassunto,  aiutandolo a  integrarsi e a sviluppare  le proprie competenze , fornendogli  istruzioni  e  assistenza  nello  svolgimento  delle  sue  mansioni.

Il mentor è una figura chiave nel programma di onboarding. Dovrebbe essere una persona esperta e rispettata all'interno dell’organizzazione, in grado di guidare il neoassunto dal punto di vista relazionale e comportamentale. Un mentor efficace deve essere in grado di trasmettere non solo nozioni operative, ma anche di creare un rapporto di fiducia e rispetto, che faciliti l’integrazione del nuovo collaboratore.

Il tutor aziendale, d'altra parte, ha un ruolo più operativo e specifico. Si concentra sull'insegnamento delle competenze tecniche necessarie per il ruolo e sull'integrazione del nuovo assunto nel team di lavoro. Il tutor è spesso un collega diretto o un supervisore che lavora a stretto contatto con il nuovo dipendente. 

Entrambe queste figure devono possedere non solo competenze tecniche, ma anche ottime capacità comunicative e interpersonali. Devono essere in grado di trasmettere cultura aziendale, conoscenze, fornire feedback costruttivi e motivare il nuovo assunto. La scelta di mentor e tutor efficaci è quindi un elemento cruciale per il successo del programma di onboarding. Deve tenere conto delle competenze tecniche e trasversali, ma anche della sua disponibilità a investire tempo ed energie in questa attività. 

La presenza di queste figure  contribuisce a creare un ambiente di lavoro accogliente e  supportivo,  favorendo  l'integrazione  e  la  crescita  professionale  dei  nuovi  assunti.

Come strutturare un piano di inserimento che faciliti l’integrazione del nuovo assunto

Per creare un programma di onboarding efficace, è fondamentale pianificare ogni fase del percorso. Ecco alcuni elementi chiave da considerare:

• Definire obiettivi chiari e misurabili - È necessario stabilire obiettivi concreti per ogni fase dell’onboarding, in modo che il progresso del neoassunto possa essere monitorato e valutato.

• Creare materiali di supporto e formazione - Documenti, video e corsi di formazione devono essere messi a disposizione del nuovo collaboratore per aiutarlo a comprendere rapidamente il contesto aziendale e le sue mansioni.

• Prevedere momenti di feedback e confronto - Il feedback costante è essenziale per correggere eventuali difficoltà o incomprensioni. In questa fase, il ruolo del mentor è cruciale per offrire supporto e incoraggiamento.

• Misurare i risultati e apportare miglioramenti - Un programma di onboarding deve essere continuamente monitorato e migliorato in base ai feedback ricevuti dai partecipanti. Solo così è possibile garantire un’esperienza formativa e motivante per il neoassunto.

La struttura di un programma di onboarding dovrebbe prevedere diverse fasi, ciascuna con obiettivi specifici, vediamo quali. 

Le fasi di un onboarding efficace, dall'accoglienza alla crescita professionale

• Pre-boarding - Prima ancora del primo giorno di lavoro. É importante fornire al neoassunto informazioni utili sull'azienda, sul team e sul ruolo che andrà a ricoprire, oltre a un caloroso benvenuto, preparandolo così all'ingresso in azienda.
• Accoglienza - La prima fase comprende l’accoglienza del neoassunto, che viene introdotto alla cultura aziendale, ai suoi valori e alla struttura organizzativa. È importante fornire informazioni dettagliate sui processi interni e sugli strumenti a disposizione per svolgere il proprio lavoro. Un buon primo giorno di lavoro dovrebbe includere un tour degli uffici, presentazioni informali e una chiara esposizione degli obiettivi e delle aspettative aziendali.
• Formazione e affiancamento - Questa fase prevede l’assegnazione di tutor e/o mentor che guidino il neoassunto nell’apprendimento delle competenze operative e comportamentali necessarie. La formazione specifica fornisce le competenze necessarie per il ruolo. Questa fase può includere training on-the-job, affiancamento a colleghi esperti e corsi di formazione mirati. L'obiettivo è rendere il nuovo dipendente operativo e autonomo nel minor tempo possibile.
• L'integrazione - É una fase fondamentale che favorisce l'inserimento nel team e nella rete aziendale. Attività di team building, progetti cross-funzionali e mentoring possono essere strumenti efficaci per facilitare questo processo.
• Autonomia: Quest'ultima fase segna il passaggio del nuovo collaboratore a un livello di maggiore autonomia. A questo punto, il dipendente è in grado di operare con una certa indipendenza, pur continuando a ricevere supporto dal proprio mentor e dal team. È essenziale che questa fase venga pianificata con cura, prevedendo una valutazione periodica delle competenze acquisite.
• Follow-up: monitorare il progresso del neoassunto e fornirgli feedback costruttivi è fondamentale per supportarlo nel suo percorso di crescita.

I tempi di un onboarding efficace

Le tempistiche di un programma di onboarding efficace possono variare, ma generalmente si estendono per 3-6 mesi, con attività più intense nelle prime settimane e un supporto continuativo nei mesi successivi. Questa durata permette al nuovo assunto di assimilare gradualmente la cultura aziendale, costruire relazioni significative e raggiungere la piena produttività nel suo ruolo.

Onbording efficace, quali conclusioni

In un mercato del lavoro sempre più competitivo, dove il talento è una risorsa preziosa, un programma di onboarding efficace può rappresentare un vero e proprio vantaggio competitivo. Permette alle aziende di attrarre i migliori talenti, integrarli rapidamente e efficacemente nell'organizzazione, e trattenerli nel lungo periodo.

Un programma di onboarding ben strutturato è un investimento strategico per attrarre e trattenere i talenti. Fornisce ai nuovi assunti le basi per una carriera di successo all'interno dell'azienda, aumentando la retention, la produttività e l'engagement. Allo stesso tempo, permette all'organizzazione di costruire una forza lavoro coesa, allineata agli obiettivi aziendali e pronta ad affrontare le sfide future. Le aziende che riescono a creare un'esperienza di onboarding positiva e coinvolgente pongono le basi per relazioni lavorative durature e produttive.

Per massimizzare i benefici dell'onboarding, le organizzazioni devono approcciarsi al processo in modo strategico e olistico. Ciò significa andare oltre la semplice formazione tecnica per includere l'integrazione culturale, lo sviluppo di relazioni e la comprensione profonda del ruolo all'interno del contesto aziendale più ampio.

In conclusione, l'onboarding aziendale è molto più di una semplice formalità amministrativa. È un processo strategico che, se implementato correttamente, può trasformare in breve tempo i nuovi assunti in risorse preziose e contribuire significativamente al successo dell'organizzazione. Le aziende che investono tempo, risorse e creatività nel loro programma di onboarding raccoglieranno i frutti in termini di una forza lavoro più competente, motivata e leale.

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