Chi ben comincia è a metà dell'opera, recita un vecchio adagio. Ecco i passi da fare per definire gli obiettivi.
06.09.2022 Articolo di Roberto Sibilia - Fondatore e Sr Consultant di ME-TODO®Nei due precedenti articoli "Lavorare per obiettivi, una questione di cultura organizzativa!" e "Obiettivi e metodi per definirli, ma quanti sono?" abbiamo visto quanto sia importante definire correttamente gli obiettivi, affinché entrino nel DNA dell'organizzazione e quanto sia complicato orientarsi scegliendo tra molteplici tipologie e metodi.
Scritto delle difficoltà nell'orientarsi c'è però una buona notizia. Qualsiasi sia la metodologia a cui ti affiderai i passi che dovrai fare per definire gli obiettivi sono i medesimi. Quindi scegli il metodo che ritieni più adatto alle tue esigenze, poi sviluppa i sette passaggi per la definizione degli obiettivi per assicurarti di averli stabiliti correttamente. Vediamo insieme quali sono.
I 7 passaggi per definire gli obiettivi.
Il primo passo del processo di definizione degli obiettivi è capire cosa vuoi raggiungere, perché e quando. Parti dalla vision, dalla mission e dai valori dell'azienda. In questo modo stabilirai degli obiettivi di sistema, sulla base delle priorità della tua azienda ed eviterai di limitarli a qualche area o solo per le vendite. Condividili con le persone e i team/dipartimenti. Coinvolgi il tuo capitale umano chiedendogli di stabilire quali attività si assumono l'impegno e la responsabilità di svolgere, affinché l'organizzazione aziendale consegua gli obiettivi prefissati.
2. Scrivi i tuoi obiettivi
Una volta stabiliti gli obiettivi, il secondo passo è scriverli nero su bianco, perché siano tangibili e chiari. Quando metti per iscritto gli obiettivi, è essenziale fare attenzione al linguaggio. Evita l'uso del condizionale, poiché influenza la percezione che gli obiettivi siano effettivamente raggiungibili. Prediligi l'indicativo perché è il modo della realtà, della certezza, della constatazione e dell’esposizione obiettiva.
Dopo aver consolidato i tuoi obiettivi per iscritto, devi stabilire come misurerai i progressi. Raggiungere il tuo obiettivo richiede di sapere esattamente che aspetto ha il successo. Quindi questo necessita che l’obiettivo sia quantificabile, se non è possibile quantificarlo è impossibile che sia un obiettivo. Coinvolgi le tue persone chiedendogli di stabilire quali risultati si assumono l'impegno e la responsabilità di raggiungere, affinché l'organizzazione aziendale consegua gli obiettivi prefissati
Devi essere preparato ad affrontare le sfide quando lavori per raggiungere i tuoi obiettivi. Poiché le criticità possono presentarsi in molte forme - a esempio: conoscenza, persone, abilità, contesto, mercati ... -, è necessario avere una prospettiva ampia per anticipare il più possibile le eventuali soluzioni o trovare le strade alternative. Una volta individuati i possibili ostacoli, approfondisci le loro cause alla radice. Pensare a queste in anticipo può aiutarti ad affrontare le criticità prima che emergano. Il risultato è un approccio più sicuro alla definizione degli obiettivi.
Il quinto passaggio del processo di definizione degli obiettivi è creare una sequenza temporale per i tuoi obiettivi. Significa che devi delineare chiaramente i compiti, le pietre miliari e le scadenze che l'organizzazione aziendale deve “spuntare” per eccellere verso gli obiettivi. Significa spacchettare obiettivi e attività nel breve e medio termine stabilendo momenti periodici di verifica e allineamento, per monitorare ed eventualmente correggere la strategia. Una sequenza temporale visiva di tutto ciò che le persone devono realizzare le aiuta a creare aspettative realistiche per raggiungere gli obiettivi, rendendo questi ancora più significativi.
Dopo aver stabilito la sequenza temporale, devi pianificare l'esecuzione per raggiungere o avvicinarti ai tuoi obiettivi. Con un piano esecutivo, le persone prendono consapevolezza. Sanno quello che devono fare, stabiliscono ciò che serve per realizzare i risultati previsti. Crea un piano declinato in attività settimanali, mensili, trimestrali e risultati da ottenere. Poi stabilisci il calendario degli incontri di feedback.
Tenere traccia dei progressi aumenta la probabilità di raggiungere gli obiettivi. È acclarato, perché è stato misurato, che le aziende che raggiungono gli obiettivi tenendo traccia dei progressi sono il doppio rispetto alle aziende che non lo fanno mancando spesso i risultati prefissi. Pertanto è opportuno prendere l'abitudine di rivedere i progressi verso gli obiettivi settimanalmente o mensilmente e tenerne traccia. Questo aiuterà le persone a rimanere allineate, organizzate e concentrate verso i risultati e gli obiettivi.
4 suggerimenti per una definizione efficace degli obiettivi.
Se hai svolto bene i 7 passi gli obiettivi saranno coerenti con la tua strategia aziendale complessiva, ossia saranno di sistema. Questo garantisce che servano allo scopo aziendale, la vision, ed evita di produrre risultati sporadici o che non contribuiscono alla crescita della tua azienda. Creano un effetto volano per il successo della tua organizzazione. Sono molteplici i benefici che inducono a tenere allineati gli obiettivi delle persone con quelli dell'organizzazione.
- Si sentono più coinvolte e motivate.
- Comprendono meglio l'impatto del loro lavoro sul risultato aziendale.
- Hanno chiare le priorità dell’intera organizzazione.
Affinché sia semplice allineare l'organizzazione assicurati che storia, visione, missione, valori e gli obiettivi siano comunicati in modo coerente in tutta l'azienda. Puoi farlo, a esempio, nel kickoff di inizio anno, con la newsletter aziendale. Oppure scegliendo il framework degli OKRs e una delle piattaforme digitali per la loro gestione.
Far in modo che gli obiettivi e i progressi siano visibili permette alle persone di rimanere focalizzate su quello che serve veramente per realizzarli. Questo aumenta esponenzialmente le possibilità di raggiungere gli obiettivi. Perché, insieme agli altri passi, evita che la definizione degli obiettivi si riduca a una conversazione una tantum nel corso dell'anno. Questo impedisce che le persone si dimentichino delle attività e degli obiettivi dopo averli inizialmente fatti propri.
L'impegno per gli obiettivi è composto da auto efficacia e importanza percepita. Ossia, la convinzione di una persona di poter raggiungere i propri obiettivi e l'importanza dei risultati attesi.
È, quindi, necessario impegnarsi affinché vi sia fiducia nell'ambiente aziendale e la si infonda nei collaboratori. Se si vuole aumentare l'impegno nel conseguire gli obiettivi e quindi la possibilità di conseguirli, occorre sottolinearne l'importanza e il valore che hanno per lo sviluppo dell'intera organizzazione aziendale.
Quando lo fai, assicurati che il management sia allineato, poiché garantire l'importanza degli obiettivi è inutile se il management non gli dia la priorità attesa.
Premiare i collaboratori per aver raggiunto risultati e obiettivi li mantiene ispirati, soprattutto per quelli di lungo termine. Riconoscere il merito da loro qualcosa in cui guardare al futuro con più ottimismo. Aumenta le prestazioni, la produttività, la fidelizzazione e debbono essere diversi da aumenti e incentivi salariali. Questi ultimi dovrebbero riguardare più gli obiettivi o le prestazioni personali, lo sviluppo della carriera ed essere evitati quando vogliamo riconoscere il merito per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
prestazioni delle persone del 14%"
In conclusione
Siamo così giunti al termine del trittico degli articoli nei quali ho cercato di diffondere i vantaggi del lavorare per obiettivi, ma soprattutto di spiegare cosa significhi e qual è il modo, tra le tante metodiche, che può produrre la maggior efficacia dei risultati.
Lavorare per obiettivi aiuta l'intera organizzazione a mantenere le persone, motivate, consapevoli, responsabili ed efficacemente produttive. Farlo con la giusta metodologia e perseveranza, dandosi obiettivi ambiziosi e specifici, permette alle organizzazioni di rimanere in focus evitando le attività inutili e senza valore per il Cliente.
Si possono fissare obiettivi a lungo termine, individuali, quantitativi, a seconda dell'ampiezza, della portata, delle circostanze, della scala temporale e della loro complessità. Indipendentemente dalla tipologia, l'utilizzo di una struttura per la definizione degli obiettivi è essenziale.
Quanto sin qui descritto può aiutarti a comprendere l'importanza di allineare gli obiettivi aziendali all'agire dei collaboratori e creare un piano attuabile per affrontarli. Infine, utilizzando i passaggi e i suggerimenti per definire gli obiettivi, ti sarà più facile impostare un processo per rendere più semplice il monitoraggio e il raggiungimento dei risultati previsti.
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