Scopri i vantaggi di definire obiettivi e risultati chiave!

Analizziamo come gli OKR e i KPI lavorano insieme, un caso pratico che riguarda le vendite.

 31.08.2021 Articolo di Roberto Sibilia - Fondatore e Sr Consultant di ME-TODO®

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Se hai letto il mio articolo "Come ottenere risultati incredibili definendo gli obiettivi fuori dal tuo solito schema!" hai un'idea precisa di come gli OKR e i KPI si integrino e quali sono gli scopi a cui assolvono.

In questo articolo affronto come operativamente declinare i concetti illustrati e per renderli ancor più semplici te li spiego attraverso un caso pratico. Un caso che si ripresenta tutti gli anni e che è simile per tutte le aziende, in ogni settore.

Dobbiamo aumentare il fatturato rispetto allo scorso anno!

La nostra azienda produce macchine agricole speciali e durante i primi otto mesi dell'anno ha acquisito ordini che produrranno circa 35 milioni di euro di fatturato, tra venduto a oggi e backlog in consegna entro dicembre. Negli ultimi 4 mesi acquisiremo ordini per 13 milioni, ma con possibilità di consegna entro la fine dell'anno per circa 2 milioni di euro. Del resto il reparto produttivo impiega 9 settimane per realizzare la macchina. La performance prevista è di 39 milioni di euro visto che la crescita attesa è il 14% in più rispetto al 2020.

Quindi rimettendo in ordine i dati "l'obiettivo" per il 2021 è di fatturare 39 milioni e l'indicatore della performance aziendale (KPI) è il 14% di fatturato in più rispetto l'anno precedente. L'obiettivo è stato comunicato all'organizzazione aziendale nel consueto kickoff di gennaio. Nel corso dell'anno sono state fatte delle riunioni periodiche analizzando le statistiche che mostravano lo scostamento rispetto al KPI. Dopo otto mesi registriamo che non siamo in grado di raggiungere l'obiettivo. 

Questo è quanto sappiamo e possiamo ricavare dal modo tradizionale di assegnare obiettivi alle forze di vendita. Inoltre vorrei farvi osservare che "l'obiettivo" e il KPI sono ridondanti. 

Come gestire gli obiettivi con gli OKR.

Vediamo ora come gli stessi obiettivi gestiti con gli OKR avrebbero condotto l'organizzazione verso una direzione più coerente con la performance richiesta.

Partiamo dal KPI (indicatore di performance) del + 14% sul fatturato dell'anno precedente, come si comprende bene non è che affermando un incremento desiderato questo si trasforma in un obiettivo. Utilizzare gli OKR per "aumentare il fatturato del 14%" significa porsi la domanda: in quali aree dobbiamo migliorare per raggiungere la performance prevista?

Quindi successivamente chiedere ai team coinvolti - a esempio area commerciale, area tecnico produttiva, ecc... - quali obiettivi di miglioramento mettere in campo nel primo trimestre, e come misurarne l'efficacia, affinché sia garantita la performance di periodo richiesta dall'azienda. In seguito si procederà con lo stesso metro nei trimestri successivi orientando l'organizzazione in funzione dei risultati conseguiti, dei cambiamenti necessari per condurre la crescita, ma sempre orientando e focalizzando l'organizzazione verso la performance attesa.

Dalle risposte otterremo un insieme di output (azioni, progetti, iniziative, ecc...) accompagnate dai loro risultati chiave da conseguire che potrebbero essere, a secondo del contesto, del tipo:

• Vendite - aumentare il numero di visite per venditore - risultato chiave 9 a settimana;
• Vendite - aumentare il valore medio delle offerte  - risultato chiave + 5% a settimana;
• Marketing - nuovo piano di marketing - incremento dei lead per le vendite a 500 mese;
• Marketing - aumentare la presenza social - incremento follower a 5 milioni di utenti;
• Produzione - aumento della produttività - ridurre i fermi linea per mancanti a 0;
• Produzione - riduzione lead time di prodotto - ridurre a 8 settimane;
• Logistica - rivedere politica componenti semilavorati - ridurre mancanti a 0

Questo permetterà al management di avere un'azione orientata e focalizzata dell'intera organizzazione verso gli obiettivi di miglioramento da conseguire per raggiungere le performance attese. Le risorse saranno più responsabilizzate e coinvolte, conoscono e condividono gli obiettivi e hanno un piano esecutivo di azioni da eseguire.

Il tutto dovrà essere "condito" da una buona comunicazione interna e dal volere mettere al centro il proprio capitale umano in un clima di fiducia e responsabilizzazione. In cambio otterrete un'organizzazione aziendale che lavora per obiettivi, ma soprattutto che è in grado di raggiungerli sempre.

Mi rendo conto che la sintesi di un articolo non può spiegare tutto, ma se sei concretamente interessato a capirne di più allora ....

Scopri come gestire le performance aziendali combinando OKR e KPI.

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